Rychlá odpověď
Pokud ubytováváte zahraniční hosty, budete řešit jejich oznámení cizinecké policii. Elektronicky se k tomu používá systém UbyPort.
Nejdřív v něm zaregistrujete své ubytovací zařízení. Potom můžete údaje hostů zapisovat ručně, nahrávat připraveným UNL souborem nebo odesílat přímo z propojeného programu.
Přijede zahraniční host. Co teď?
Rezervace z Airbnb nebo Bookingu obsahuje jméno hlavního hosta, termín a počet osob. Pro provozní evidenci a hlášení zahraničních hostů to obvykle nestačí.
Chybět mohou údaje dalších ubytovaných osob, datum narození, státní příslušnost, číslo cestovního dokladu nebo adresa pobytu. Když je začnete shánět až u dveří apartmánu, vznikne nepříjemný check-in pro hosta i pro vás.
Co je UbyPort
UbyPort je internetová aplikace Policie České republiky určená k elektronickému oznamování ubytovaných cizinců.
Není to rezervační systém ani domovní kniha. Nepřenáší automaticky všechny údaje z Airbnb nebo Bookingu. Je to cílový systém, do kterého ubytovatel odešle požadované údaje zahraničních hostů.
Tři způsoby, jak údaje odeslat
| Způsob | Jak funguje | Praktický dopad |
|---|
| Ruční formulář | Každého hosta zapíšete přímo v UbyPortu. | Vhodné při malém počtu hostů. Údaje ale přepisujete. |
| UNL soubor | Program připraví soubor, který nahrajete do UbyPortu. | Méně přepisování, stále se přihlašujete do portálu. |
| Webová služba Nejméně ruční práce | Propojený program odešle data přímo. | Vyžaduje zvláštní přístup a správné nastavení zařízení. |
Pro první orientaci je důležité jedno: UbyPort nemusíte obsluhovat jen ručně. Vhodný systém pro evidenci hostů může velkou část procesu zjednodušit.
Koho se hlášení týká
UbyPort řeší ubytované cizince, tedy zahraniční hosty včetně občanů jiných zemí Evropské unie. Povinnost neřeší jen hotely. V praxi se týká také provozovatelů apartmánů, penzionů, chat a dalších krátkodobých ubytování.
Důležité: Konkrétní povinnosti, lhůty a způsob oznámení vždy ověřte podle aktuálních informací Policie ČR a své situace. Pravidla se mohou měnit.
Jak UbyPort rozjet od začátku
1Zaregistrujte ubytovací zařízení
Na portálu UbyPort vyplníte žádost. Po dokončení registrace získá zařízení vlastní identifikaci, zejména IDUB.
2Vyberte způsob odesílání
Ruční formulář může stačit pro jednotky hostů. UNL omezuje přepisování. Webová služba umožní přímé odeslání.
3Nastavte údaje zařízení
Pro propojení potřebujete IDUB, zkratku zařízení a při přímém odesílání také zvláštní přístup pro webovou službu.
4Sbírejte údaje před příjezdem
Online check-in umožní hostovi vyplnit údaje předem. Vy včas vidíte, kde něco chybí.
Běžné přihlášení do portálu samo o sobě nestačí pro přímé automatizované odesílání. To potřebuje zvláštní přístupové údaje pro webovou službu.
Jak funguje hlášení přes Superhostem
Superhostem propojuje rezervaci, check-in a evidenci hostů. Hlášení proto nezačíná přepisováním údajů do dalšího formuláře.
Host vyplní check-in
Host dostane odkaz a doplní údaje potřebné pro pobyt. Pokud cestuje více osob, údaje se sbírají také za další hosty.
Údaje zůstanou u rezervace
Hostitel vidí hosty společně s termínem pobytu a konkrétním ubytováním. Nemusí hledat část informací v rezervační platformě a část v tabulce.
Hostitel provede kontrolu
Před odesláním lze zkontrolovat, zda jsou potřebné údaje vyplněné a dávají smysl. Chybějící údaj se řeší dřív, než hlášení narazí na chybu.
Zvolíte UNL nebo přímou cestu
Podle nastavení můžete stáhnout připravený UNL soubor a nahrát ho do UbyPortu, nebo použít přímé odeslání přes webovou službu.
Výsledek vidíte u pobytu
U rezervace zůstává stav hlášení a jeho výsledek. Při chybě víte, kterého pobytu se problém týká.
Co když UbyPort hlášení odmítne
Automatizace neznamená, že se chybné údaje samy opraví. UbyPort vstupní data kontroluje a může vrátit chybu například kvůli neplatnému formátu, nelogickým datům nebo duplicitnímu záznamu.
- Host nevyplnil údaje za všechny osoby.
- Chybí nebo nesedí číslo dokladu.
- Byla zvolena nesprávná státní příslušnost.
- Datum pobytu neodpovídá rezervaci.
- Stejné hlášení už bylo odesláno.
- Rezervace se po vyplnění údajů změnila.
Proto je důležité sledovat stav před odesláním i výsledek po něm.
UbyPort, domovní kniha a místní poplatek nejsou totéž
UbyPortOznámení ubytovaných cizinců Policii ČR.
Domovní knihaEvidence údajů o ubytovaných cizincích.
Evidence hostůProvozní přehled, kdo a kdy byl ubytovaný.
Místní poplatekAgenda vůči obci podle pravidel konkrétního místa.
Společný systém tyto agendy nesmíchá. Umožní ale využít údaje z jednoho pobytu bez opakovaného přepisování.
Checklist před prvním zahraničním hostem
- Zaregistrovat ubytovací zařízení v UbyPortu.
- Poznamenat si IDUB a zkratku zařízení.
- Vybrat ruční formulář, UNL nebo přímé odesílání.
- Při přímém napojení získat přístup pro webovou službu.
- Nastavit formulář pro údaje hostů.
- Otestovat proces na jedné rezervaci.
- Určit, kdo údaje kontroluje a kde sleduje výsledek.
Méně přepisování. Větší přehled.
Host vyplní check-in. Vy zkontrolujete, co se bude hlásit. Potom připravíte UNL soubor nebo hlášení odešlete přímo a výsledek dohledáte u rezervace.
Online check-in před příjezdem
Údaje spojené s konkrétním pobytem
UNL i přímé odeslání do UbyPortu
Časté otázky
Co je UbyPort jednoduše?
Internetový systém Policie ČR, přes který ubytovatelé elektronicky oznamují ubytované cizince.
Potřebuji UbyPort i pro hosty z Evropské unie?
Občan jiné země Evropské unie je z pohledu českého ubytovatele cizinec. Přesný rozsah povinností ověřte podle aktuálních pokynů Policie ČR.
Stačí běžný účet v UbyPortu?
Pro ruční práci ano. Přímé automatizované odesílání potřebuje zvláštní přístup pro webovou službu.
Co je IDUB?
Identifikátor konkrétního ubytovacího zařízení vedeného v UbyPortu.
Co je UNL soubor?
Strukturovaný textový soubor s údaji zařízení a zahraničních hostů. Nahraje se do UbyPortu místo ručního přepisování.
Umí Airbnb nebo Booking nahlásit hosta za mě?
Rezervační platforma předá informace o rezervaci, ale sama nenahrazuje váš proces evidence a hlášení českým úřadům.
Nahradí UbyPort domovní knihu a místní poplatek?
Ne. Jde o související, ale rozdílné agendy.
Zdroje a další postup
Právní a registrační podrobnosti před publikací ověřujeme proti aktuálním informacím Policie ČR.