Chcete oddělit provoz od osobních peněz, přibrat společníka nebo spravovat více ubytování. S.r.o. může dávat smysl. Samotný zápis firmy ale není nejtěžší část: problém bývá v tom, na koho jsou rezervace, kdo smí užívat byt a jak se peníze dostanou z firmy k vám.
Nová společnost je jiná osoba než vy. Potřebuje vlastní oprávnění, smluvní vztahy, doklady a účetnictví. Přechod na s.r.o. proto připravte jako předání provozu, ne jako přepsání jména na faktuře.
Nejdřív rozhodněte, co má společnost skutečně dělat
Jedna varianta je, že firma poskytuje ubytování hostům. Jiná, že pouze spravuje cizí nemovitosti a fakturuje vlastníkovi správu. To mění smlouvy, příjmy i odpovědnost. Zároveň platí, že byt se založením společnosti automaticky nestává jejím majetkem.
Pokud si nejste jistí samotnou volbou právní formy, vraťte se k daňovému přehledu. Tady řešíme přípravu a chod společnosti, ne univerzální doporučení „od určitého počtu bytů musíte mít s.r.o.“.
Co si ujasnit před návštěvou notáře
- Název, sídlo a činnost: kde bude společnost sídlit a jaké služby bude skutečně poskytovat.
- Společníci a jednatelé: kdo firmu vlastní, kdo jedná jejím jménem a jak se budou přijímat důležitá rozhodnutí.
- Financování: z čeho zaplatíte vybavení, první provoz a případné vratky hostům.
- Vztah k prostoru: vlastnictví, nájem nebo jiná odpovídající smlouva.
- Odchod a spor: co se stane, když jeden ze společníků nechce pokračovat nebo se neshodnete na investici.
Zakladatelské právní jednání kapitálové společnosti má formu veřejné listiny, typicky notářského zápisu. Založení a vznik nejsou totéž: společnost vzniká zápisem do obchodního rejstříku. Proces popisuje Portál veřejné správy. S notářem si potvrďte posloupnost úkonů, potřebné listiny, vklady a celkovou cenu.
Část úkonů lze řešit na dálku. Notářská komora zveřejňuje podmínky distančního zápisu; ověřte techniku, identifikaci a podpis pro všechny účastníky. Nezaměňujte možnost vzdáleného jednání za slib, že kdokoli založí firmu odkudkoli bez dalších podkladů.
Předání provozu: pět míst, kde nesmí zůstat stará osoba
| Oblast | Co sladit | Častý nesoulad |
|---|---|---|
| Byt a služby dodavatelů | Právní titul firmy k prostoru, pojištění, odpad, energie a smlouvy podle skutečného modelu. | Společnost prodává pobyty, ale nemá vyřešené užívání prostoru. |
| Airbnb a Booking | Smluvní údaje poskytovatele, fakturaci provizí, výplaty a postup změny podle pravidel platformy. | Doklad platformy je na fyzickou osobu, příjem se bez vysvětlení účtuje společnosti. |
| Host a jeho doklad | Kdo uzavřel smlouvu, přijal zálohu, poskytuje službu a vrací případnou platbu. | U staré rezervace se vystaví doklad nové firmy jen proto, že už existuje. |
| Evidence a hlášení | Správného provozovatele, přístupy a návaznosti vůči příslušným úřadům. | Nová firma spoléhá na staré registrace, aniž ověřila použitelnost. |
| Software a lidé | Vlastnictví účtu, oprávnění týmu a oddělení podkladů jednotlivých subjektů. | Změna značky v účtu je považována za kompletní právní převod. |
Určete si rozhodné datum a projděte jednotlivé otevřené rezervace. Změny smluv či převody závazků mohou vyžadovat další kroky nebo souhlas; nepředpokládejte automatický přechod jen kvůli shodnému vlastníkovi. Podklady ke starému období nepřepisujte na novou firmu.
Co řešit hned po vzniku
Pro ubytovací činnost potřebuje společnost odpovídající oprávnění. Vaše osobní živnost ji nenahrazuje. Dále zajistěte datovou schránku, bankovní provoz, předávání dokladů a účetní odpovědnost. Finanční správa u tuzemské s.r.o. podnikající v popsaném modelu uvádí přihlášku k dani z příjmů právnických osob do 15 dnů od vzniku. DPH posuďte odděleně.
Prověřte i evidenci skutečných majitelů. Automatický průpis může pomoci, ale musí odpovídat skutečnému stavu. Oficiální vysvětlení průpisu popisuje, proč jej nelze bez kontroly považovat za řešení každé vlastnické struktury.
Peníze firmy nejsou vaše osobní hotovost
Když host zaplatí společnosti, nevzniká vám tím nárok převést si částku na osobní účet bez důvodu. Každý převod má mít podklad a odpovídající posouzení. Nejde jen o název bankovní transakce.
Proplácíte firemní výdaj
Doložte, co jste skutečně zaplatili za firmu a z jakého důvodu. Soukromý nákup se zapsáním do tabulky nestane firemním nákladem.
Chcete odměnu nebo podíl na zisku
Potřebujete správný právní a účetní postup. Odměna za práci či funkci, podíl na zisku a vrácení financování nejsou zaměnitelné způsoby výběru.
Pokud společnosti poskytnete peníze nebo jí pronajímáte vlastní byt, nastavte vztah a doklady s odborníkem. Nevybírejte variantu jen podle nejnižší sazby na internetu; řešte také skutečný obsah, podmínky výplaty a související povinnosti.
Co vás čeká každý měsíc a po roce
Tuzemská s.r.o. je účetní jednotkou. Pravidla vymezuje Finanční správa. Neplánujte její administrativu jako pokračování jednoduchého seznamu čistých výplat z Airbnb.
- Rezervace, provize, přijaté platby a vratky mají návaznost na správné doklady.
- Výdaje doložíte a oddělíte firemní a osobní použití.
- Účetní dostává podklady včas, včetně zahraničních služeb.
- Daňová podání, mzdy či odměny mají určenou odpovědnou osobu.
- Účetní závěrka a její zákonné zveřejnění nejsou zapomenuté po podání přiznání.
Uložení účetní závěrky do sbírky listin popisuje Portál veřejné správy. Při domluvě s účetní si výslovně potvrďte, kdo zajišťuje podání, co se zveřejňuje a kdo kontroluje výsledek.