Đón khách nước ngoài? Khai báo lưu trú từng bước qua UbyPort (2026)

Bạn phải hoàn tất gì đúng hạn?

Đặt phòng từ Airbnb hoặc Booking thường chỉ có tên người đặt, thời gian và số người. Để khai báo, bạn cần dữ liệu của từng người nước ngoài ở thực tế. Nếu bắt đầu hỏi sau khi khách đến, thời hạn ba ngày nhanh chóng chỉ còn vài giờ.

Phải khai báo những ai?

Với nghĩa vụ này, người nước ngoài là bất kỳ ai không có quốc tịch Séc. Không phụ thuộc họ đến từ EU, nói tiếng Séc hay có cư trú dài hạn tại Séc.

• Người Slovakia, Ba Lan hay Đức đều là người nước ngoài khi khai báo.
• Không khai báo công dân Séc qua UbyPort.
• Với nhóm khách, khai báo từng người nước ngoài, không chỉ người đặt phòng.
• Nghĩa vụ không chỉ áp dụng với khách sạn mà còn căn hộ, nhà nghỉ, nhà nghỉ dưỡng và các đơn vị lưu trú khác.

Theo luật, người cung cấp lưu trú là người cung cấp chỗ ở có thu tiền hoặc cho hơn năm người nước ngoài ở, trừ trường hợp người thân gần gũi. Nếu cung cấp lưu trú dưới hình thức kinh doanh, bạn dùng cách khai báo điện tử.

UbyPort là gì?

UbyPort là ứng dụng web của Cảnh sát Séc để chuyển dữ liệu người nước ngoài lưu trú bằng phương thức điện tử. Phiên bản UbyPort 2.0 hoạt động từ tháng 6/2025.

UbyPort không phải hệ thống đặt phòng và không tự lấy khách từ Airbnb hay Booking. Nó cũng không thay thế sổ khách hay hồ sơ phí địa phương. Đây là hệ thống nhận dữ liệu mà luật yêu cầu bạn gửi.

Cách lấy quyền truy cập UbyPort

Trước tiên đăng ký từng cơ sở lưu trú. Sau khi hoàn tất, bạn nhận thông tin định danh riêng cho cơ sở đó.

Có quyền dùng biểu mẫu thủ công không có nghĩa là tự động được kết nối trực tiếp. Với dịch vụ web, bạn cần tài khoản riêng do Cảnh sát Séc cấp cho cơ sở cụ thể.

Ba cách gửi khai báo

Toàn bộ quy trình từ đặt phòng đến biên nhận

Tiết kiệm lớn nhất không nằm ở nút Gửi. Nó đến từ việc lấy thông tin trước khi khách đến, không phải chép từ ảnh giấy tờ và xử lý lỗi ngay ở đúng khách.

Biên nhận và lỗi không phải chi tiết nhỏ

Đã gửi không có nghĩa đã được tiếp nhận. Kiểm tra kết quả xử lý sau mỗi khai báo. Với tự động hóa, trạng thái phải dễ tìm mà không cần lục email hay lịch sử cổng.

Lỗi thường gặp là thiếu quốc tịch, sai loại giấy tờ, ngày không hợp lệ, sai tài khoản WS hoặc khai báo trùng cùng khách. Thông báo lỗi phải chỉ rõ cần sửa khách nào và mục nào.

UbyPort, sổ khách và chữ ký không phải một việc

Gửi khai báo thực hiện nghĩa vụ thông báo. Ngoài ra, bạn phải ghi sổ khách với dữ liệu theo phạm vi phiếu đăng ký, ngày bắt đầu và kết thúc lưu trú. Sổ phải được lưu sáu năm từ lần ghi cuối cùng.

Người nước ngoài còn phải xuất trình giấy tờ, tự điền và ký phiếu đăng ký hoặc ký văn bản giấy có cùng dữ liệu. Nghĩa vụ ký không áp dụng cho người nước ngoài dưới 15 tuổi.

Khai báo trong Superhostem diễn ra thế nào?

Superhostem liên kết đặt phòng, khách, check-in trực tuyến, chữ ký và UbyPort trong cùng kỳ lưu trú. Bạn không phải tìm dữ liệu trên Airbnb rồi nhập lại vào hệ thống khác.

1. Khách mở liên kết check-in trực tuyến và điền thông tin.
2. Những khách ở cùng cũng điền biểu mẫu đó.
3. Bạn kiểm tra kỳ lưu trú đã sẵn sàng khai báo chưa.
4. Tải tệp UNL hoặc gửi trực tiếp qua UbyPort WS.
5. Kết quả và lỗi nếu có được giữ tại đặt phòng.

Danh sách trước khách nước ngoài đầu tiên

• Đăng ký từng cơ sở lưu trú trên UbyPort.
• Lưu IDUB và mã viết tắt đúng địa chỉ.
• Chọn biểu mẫu, UNL hay dịch vụ web.
• Lấy tài khoản UbyPort WS riêng nếu kết nối trực tiếp.
• Thiết lập dữ liệu và chữ ký của từng người nước ngoài trong check-in trực tuyến.
• Thử khai báo một đặt phòng và kiểm tra biên nhận.
• Chuẩn bị phương án dự phòng khi có lỗi hoặc mất kết nối.
• Thiết lập lưu sổ khách và chứng từ liên quan trong sáu năm.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật: 25/7/2026. Nguồn: Bộ Nội vụ Séc – nghĩa vụ đơn vị cung cấp lưu trú, Luật số 326/1999 Sb., § 100–103, Cảnh sát Séc – UbyPort là gì?, Cảnh sát Séc – cập nhật UbyPort 2.0.